Privacyverklaring online vragenlijsten

De gemeente Haarlemmermeer doet regelmatig onderzoek en peilingen met vragenlijsten. Daarbij verzamelt en gebruikt de gemeente verschillende categorieën persoonsgegevens van haar inwoners, medewerkers, organisaties en partners.

Verzamelen en verwerken gegevens

 Het hangt af van het onderwerp welke persoonsgegevens precies worden verwerkt en voor welk doel. De gegevens uit de onderzoeken gebruiken we uitsluitend voor het doel waarvoor we ze verzamelen.

De gemeente verzamelt en verwerkt gegevens met een enquêtetool van Enalyzer. Dit softwarebedrijf helpt bij het opstellen van professionele vragenlijsten. De gemeente heeft een verwerkersovereenkomst gesloten met dit bedrijf. 

Daarin staat dat Enalyzer hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens aanhoudt als de gemeente. De gemeente blijft verantwoordelijk voor verwerking van de persoonsgegevens. Deze en overige relevante informatie wordt hieronder weergegeven.

Deze privacyverklaring online vragenlijsten is een aanvulling op de privacyverklaring van de gemeente Haarlemmermeer.

Doel

De gemeente is verplicht om inwoners en andere belanghebbenden te betrekken bij de voorbereidingen van gemeentelijk beleid. We gebruiken hiervoor een online tool van Enalyzer. Via een vragenlijst vragen we de meningen van inwoners, medewerkers, organisaties en partners op een snelle een eenvoudige manier. 

Zo kunnen we op een toegankelijke en herkenbare manier tijdig belangen, meningen en creativiteit over projecten, beleid en plannen op tafel krijgen. Zo zorgen we voor meer draagvlak, betere besluiten en (mogelijk) tijdwinst. Hiervoor is het soms nodig om verschillende categorieën persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken.

Grondslag

Het betrekken van inwoners en andere belanghebbenden bij de voorbereidingen van gemeentelijk beleid is een wettelijke plicht (artikel 150 Gemeentewet). Die plicht is uitgewerkt in de Inspraakverordening Gemeente Haarlemmermeer. 

Naast deze algemene verplichting tot het verlenen van inspraak, zijn er specifieke wettelijke verplichtingen tot het verlenen van inspraak. Zoals in de Wet ruimtelijke ordening.

Wanneer deelnemers de resultaten willen ontvangen gebruiken we ook persoonsgegevens om deze te mailen. De grondslag daarvoor is ‘toestemming’. 

Categorieën persoonsgegevens

We vragen alléén om persoonsgegevens als het noodzakelijk is. De categorieën persoonsgegevens die we uitvragen verschillen per vragenlijst. Dat hangt helemaal af van het onderwerp. 

Van deelnemers die de resultaten willen ontvangen gebruiken we het e-mailadres. 

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Woonplaats
  • Postcode

Gegevens van wie?

De persoonsgegevens van de volgende groep betrokkenen worden verwerkt. Personen die worden uitgenodigd om aan een online vragenlijst deel te nemen zoals personeelsleden, burgers en bedrijven van/in Haarlemmermeer. Dit kunnen ook kinderen tussen de 8 en 16 jaar zijn. Dan vragen we toestemming aan de ouder of voogd. 

Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?

De gemeente bewaart persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken. Of zoals is bepaald volgens de Archiefwet. Voor uw persoonsgegevens die zijn verwerkt geldt het volgende: 

  • Verzamelde persoonsgegevens worden anoniem verwerkt. Ze zijn niet tot uw persoon te herleiden.
  • Verzamelde persoonsgegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving. De gegevens worden verwijderd als het onderzoek is afgelopen.

Zowel de wetgeving als de gemeentelijke regelgeving vindt u op Overheid.