Evenementenvergunning

• Zonder vergunning mag u het evenement niet organiseren.
• De aanvrager van de evenementenvergunning is verantwoordelijk voor het evenement en is aansprakelijk voor eventuele schade.
• Zorg ervoor dat het evenement inclusief is. Dat betekent dat iedereen mee kan doen. In de routekaart voor toegankelijke festivals lees je hoe je jouw evenement voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk maakt. Of doe de zelfscan van Festival Ongehinderd.
• U houdt zich aan de nieuwe regels voor het gebruik van (deels) plastic wegwerkbekers- en bakjes. Welke regels dat precies zijn, hangt af van het soort evenement. Voor een open evenement gelden bijvoorbeeld andere regels dan voor een gesloten evenement. Wat het verschil is en welke regels voor u gelden leest u in de toolkit.
• Houd rekening met de eisen waaraan podia en bijbehorende bouwwerken moeten voldoen.
• Houd ook rekening met de eisen die de brandweer stelt bij het indienen van een aanvraag. Sinds 1 januari 2018 gelden er nieuwe eisen. Bekijk ook de vragen en antwoorden over het Besluit Brandveilig gebruik van de Rijksoverheid.
• Informatie over gezondheidsrisico's vindt u op GGD Kennemerland.
• Om een goed beeld te krijgen van uw evenement, kunt u een voorbeeld van een evenementenplan naast uw aanvraag houden. Zo'n voorbeeld is te vinder onder 'documenten'. U kunt dit voorbeeld ook gebruiken om zelf zo'n plan te schrijven.

Vraagt u een evenementenvergunning aan? Dan heeft u de volgende documenten nodig:

• Evenementenplan.
• Omgevingstekening (situatieschets).
• Plattegrond van het evenement:

1. met de plaats van de geluidsboxen en de richting van het geluid.
2. met een plattegrond met de route, als u tijdens het evenement een route loopt.
3. met de verkooppunten en tappunten, als die er zijn.

Kijk voor alle eisen aan de plattegrond in het 'Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'. 

• Plattegrondtekening van het bouwwerk.
• Constructiegegevens en bouwboeken.
• Certificaten van kermisattracties, als die er zijn.
• Keuringsbewijs van gelegenheden waarin wordt gebakken of gebraden, als die er zijn.
• Kopie polis WA-verzekering.

Ook heeft u tijdens de aanvraag de contactgegevens nodig van:

• De contactpersoon tijdens het evenement.
• Het bedrijf dat de bouwwerken levert.
• Het beveiligingsbedrijf.
• Het bedrijf dat de eerste hulp verleent.
• Het bedrijf dat de verkeersregeling verzorgt.

Dit doet u via het online aanvraagformulier.

De gemeente geeft uw evenement na uw aanvraag een risicoklasse. Dit wordt aangegeven met de letters  A, B of C. De gemeente doet dit aan de hand van een risicoscan. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar het soort evenement, het aantal bezoekers en de locatie. De kosten zijn als volgt:

• A-evenement (weinig risico): € 100,00
• B-evenement (enigszins risicovol): € 1.164,25
• C-evenement (risicovol): € 11.642,25

U krijgt binnen 2 weken na het versturen van uw aanvraag bericht van de gemeente. U hoort dan ook in welke risicoklasse uw evenement valt. Wilt u vooraf weten in welke categorie uw evenement valt? Neem dan contact op met team vergunningen via ov.evenementen@haarlemmermeer.nl. 

Een aanvraag kost altijd geld. Ook als de gemeente uw aanvraag niet in behandeling kan nemen (buiten behandeling stelt). U betaalt dan € 129,40 voor de aanvraag. Als u wel een vergunning krijgt betaalt u alleen de kosten (leges) die horen bij de A, B of C- klasse.

De gebruikelijke behandeltermijn voor een evenementenvergunning is 8 tot 12 weken. De gemeente probeert de aanvraag eerder af te handelen als dit mogelijk is.

• Is het een evenement met muziek? Dan heeft u misschien ook een geluidsontheffing nodig. Dit beoordeelt en regelt de gemeente.
• Plaatst u een of meerdere bouwwerken op de evenementenlocatie? Dan moet u hiervan apart melding doen bij het Kadaster. Een bouwwerk is bijvoorbeeld een podium of een grote tent. 
• Schenkt u (zwak) alcoholische dranken? Vraag dan een ontheffing Alcoholwet aan.
• Steekt u vuurwerk af? Vraag dan een vergunning aan bij de Provincie Noord-Holland.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met Team Vergunningen via ov.evenementen@haarlemmermeer.nl of via telefoonnummer 0900 1852.