- Aan welke voorwaarden moet ik voldoen om een evenementenvergunning te kunnen aanvragen?
- Welke documenten heb ik nodig voor de aanvraag?
- Hoe vraag ik de evenementenvergunning aan?
- Wat kost een aanvraag voor een evenementenvergunning?
- Wanneer krijg ik bericht over mijn aanvraag?
- Heb ik nog andere vergunningen nodig voor mijn evenement?
- Waar kan ik terecht met vragen?
Evenementenvergunning
Aan welke voorwaarden moet ik voldoen om een evenementenvergunning te kunnen aanvragen?
- Zonder vergunning mag u het evenement niet organiseren.
- De aanvrager van de evenementenvergunning is verantwoordelijk voor het evenement en is aansprakelijk voor eventuele schade.
- Zorg ervoor dat ook mindervaliden mee kunnen doen aan het evenement. In het Wenkenblad toegankelijkheid evenementen (zie pdf onder 'documenten') vindt u tips om een evenement ook voor hen toegankelijk te maken.
- Houd rekening met de eisen waaraan podia en bijbehorende bouwwerken moeten voldoen.
- Houd ook rekening met de eisen die de brandweer stelt bij het indienen van een aanvraag. Sinds 1 januari 2018 gelden er nieuwe eisen. Bekijk ook de vragen en antwoorden over het Besluit Brandveilig gebruik van de Rijksoverheid.
- Informatie over gezondheidsrisico's vindt u op GGD Kennemerland.
- Om een goed beeld te krijgen van uw evenement, kunt u een voorbeeld van een evenementenplan naast uw aanvraag houden. Zo'n voorbeeld is te vinder onder 'documenten'. U kunt dit voorbeeld ook gebruiken om zelf zo'n plan te schrijven.
Welke documenten heb ik nodig voor de aanvraag?
Vraagt u een evenementenvergunning aan? Dan heeft u de volgende documenten nodig:
- Evenementenplan.
- Omgevingstekening (situatieschets).
- Plattegrond van het evenement.
- met de plaats van de geluidsboxen en de richting van het geluid.
- met een plattegrond met de route, als u tijdens het evenement een route loopt.
- met de verkooppunten en tappunten, als die er zijn.
Kijk voor alle eisen aan de plattegrond in het 'Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'.
- Plattegrondtekening van het bouwwerk.
- Constructiegegevens en bouwboeken.
- Certificaten van kermisattracties, als die er zijn.
- Keuringsbewijs van gelegenheden waarin wordt gebakken of gebraden, als die er zijn.
- Kopie polis WA-verzekering.
Ook heeft u tijdens de aanvraag de contactgegevens nodig van:
- De contactpersoon tijdens het evenement.
- Het bedrijf dat de bouwwerken levert.
- Het beveiligingsbedrijf.
- Het bedrijf dat de eerste hulp verleent.
- Het bedrijf dat de verkeersregeling verzorgt.
Hoe vraag ik de evenementenvergunning aan?
Dit doet u via het online aanvraagformulier.
Wat kost een aanvraag voor een evenementenvergunning?
De gemeente geeft uw evenement na uw aanvraag een risicoklasse. Dit wordt aangegeven met de letters A, B of C. De gemeente doet dit aan de hand van een risicoscan. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar het soort evenement, het aantal bezoekers en de locatie. De kosten zijn als volgt:
- A-evenement (weinig risico): € 102,40
- B-evenement (enigszins risicovol): € 1024,00
- C-evenement (risicovol): € 10.240,00
U krijgt binnen 2 weken na het versturen van uw aanvraag bericht van de gemeente. U hoort dan ook in welke risicoklasse uw evenement valt. Wilt u vooraf weten in welke categorie uw evenement valt? Neem dan contact op met team vergunningen via ov.evenementen@haarlemmermeer.nl.
Een aanvraag kost altijd geld. Ook als de gemeente uw aanvraag niet in behandeling kan nemen (buiten behandeling stelt). U betaalt dan € 113,85 voor de aanvraag. Als u wel een vergunning krijgt betaalt u alleen de kosten (leges) die horen bij de A, B of C- klasse.
Wanneer krijg ik bericht over mijn aanvraag?
De gebruikelijke behandeltermijn voor een evenementenvergunning is 8 tot 12 weken. De gemeente probeert de aanvraag eerder af te handelen als dit mogelijk is.
Heb ik nog andere vergunningen nodig voor mijn evenement?
- Is het een evenement met muziek? Dan heeft u misschien ook een geluidsontheffing nodig. Dit beoordeelt en regelt de gemeente.
- Plaatst u een of meerdere bouwwerken op de evenementenlocatie? Dan moet u hiervan apart melding doen bij het Kadaster. Een bouwwerk is bijvoorbeeld een podium of een grote tent.
- Schenkt u (zwak) alcoholische dranken? Vraag dan een ontheffing Alcoholwet aan.
- Steekt u vuurwerk af? Vraag dan een vergunning aan bij de Provincie Noord-Holland.
Waar kan ik terecht met vragen?
Heeft u vragen? Neem dan contact op met Team Vergunningen via ov.evenementen@haarlemmermeer.nl of via telefoonnummer 0900 1852.