Evenementenvergunning

Soms is het genoeg om een evenement te melden. Als er meer dan 300 personen naar het evenement komen, heeft u een evenementenvergunning nodig. Zonder vergunning mag u het evenement niet organiseren.

Een evenement moet aan de volgende voorwaarden voldoen om een vergunning te krijgen:

• De aanvrager van de evenementenvergunning is verantwoordelijk voor het evenement en is aansprakelijk voor eventuele schade.
• Het evenement moet voor iedereen toegankelijk zijn. Dat betekent dat iedereen mee kan doen. In de routekaart voor toegankelijke festivals leest u hoe u uw evenement voor zoveel mogelijk mensen toegankelijk maakt. Of doe de zelfscan van Festival Ongehinderd.
• U houdt zich aan de nieuwe regels voor het gebruik van (deels) plastic wegwerkbekers- en bakjes. Welke regels dat precies zijn, hangt af van het soort evenement. Welke regels voor u gelden leest u in de toolkit Wegwerpplastic Evenementen.
• Houd rekening met de eisen waaraan podia en bijbehorende bouwwerken moeten voldoen.
• Houd ook rekening met de eisen die de brandweer stelt bij het indienen van een aanvraag. Sinds 1 januari 2018 gelden er nieuwe eisen. Bekijk ook de vragen en antwoorden over het Besluit Brandveilig gebruik van de Rijksoverheid.
• Informatie over gezondheidsrisico's vindt u op GGD Kennemerland.
• Om een goed beeld te krijgen van uw evenement, vragen wij u een evenementenplan aan te leveren. U kunt het voorbeeld hieronder gebruiken om zo'n plan te schrijven.

Vraagt u een evenementenvergunning aan? Dan heeft u de volgende documenten nodig:

• Evenementenplan.
• Omgevingstekening (situatieschets).
• Plattegrond van het evenement, met daarop:
  • De plaats van de geluidsboxen en de richting van het geluid.
  • De looproute (als bezoekers tijdens het evenement een route lopen).
  • De verkooppunten en tappunten (indien van toepassing).
• Plattegrondtekening van het bouwwerk (indien van toepassing). Een bouwwerk is bijvoorbeeld een podium of een grote tent.
• Constructiegegevens en bouwboeken (indien van toepassing).
• Certificaten van kermisattracties, als die er zijn (indien van toepassing).
• Keuringsbewijs van gelegenheden waarin wordt gebakken of gebraden (als die er zijn).
• Kopie polis WA-verzekering.

Ook heeft u tijdens de aanvraag de contactgegevens nodig van:

• De contactpersoon tijdens het evenement.
• Het bedrijf dat de bouwwerken levert (indien van toepassing).
• Het beveiligingsbedrijf (indien van toepassing).
• Het bedrijf dat de eerste hulp verleent (indien van toepassing).
• Het bedrijf dat de verkeersregeling verzorgt (indien van toepassing).

Met deze documenten kunt u uw aanvraag doen. Dat doet u op deze pagina, via de knop 'Evenementenvergunning aanvragen'.

Hoeveel een evenementenvergunning kost, ligt aan de risicoklasse van uw evenement. De gemeente doet een risicoscan op uw aanvraag. We kijken onder andere naar het soort evenement, het aantal bezoekers en de locatie.

De kosten zijn als volgt:

• A-evenement (weinig risico): € 100,00
• B-evenement (enigszins risicovol): € 1.164,25
• C-evenement (risicovol): € 11.642,25

U krijgt binnen 2 weken na het versturen van uw aanvraag bericht van ons. U hoort dan ook in welke risicoklasse uw evenement valt. Wilt u vooraf weten in welke categorie uw evenement valt? Neem dan contact op met team Verkeer, evenementen en horeca (VEH) via ov.evenementen@haarlemmermeer.nl. 

Gehighlighte tekst: Een aanvraag kost altijd geld. Ook als de gemeente uw aanvraag niet in behandeling kan nemen (buiten behandeling stelt). U betaalt dan € 129,40 voor de aanvraag. Als u wel een vergunning krijgt betaalt u alleen de kosten (leges) die horen bij de A, B of C- klasse.

De beslistermijn voor een evenementenvergunning 8 tot 12 weken. Als het nodig is, kan deze termijn verlengd worden. De gemeente probeert de aanvraag eerder af te handelen als dit mogelijk is.

• Is het een evenement met muziek? Dan heeft u misschien ook een geluidsontheffing nodig. Dit beoordeelt en regelt de gemeente na uw aanvraag.
• Plaatst u 1 of meerdere bouwwerken op de evenementenlocatie? Dan moet u hiervan apart melding doen bij het Kadaster. U ontvangt dan informatie over de plek waar u gaat graven, bijvoorbeeld over kabels in de grond. Zo voorkomen we gevaarlijke situaties.
• Schenkt u (zwak) alcoholische dranken? Vraag dan een ontheffing Alcoholwet aan.
• Steekt u vuurwerk af? Vraag dan een vergunning aan bij de Provincie Noord-Holland.

Heeft u vragen? Neem dan contact op met team Verkeer, evenementen en horeca (VEH) door te e-mailen naar ov.evenementen@haarlemmermeer.nl. Of te bellen naar telefoonnummer 0900 1852.