Dit is een platform van maatschappelijke organisaties in Haarlemmermeer

Duurzame oplossingen door inzet van systemisch ontwerp

Het project duurzame aanpak wachttijden jeugdhulp kent een complexiteits-erkennende aanpak, gebruik makend van een systemisch ontwerp. Sophie Holierhoek is systemisch ontwerper bij de VNG. We spraken haar over wat een systemisch ontwerp inhoudt, wat de leidende principes hiervan zijn en waarom deze aanpak helpt bij het verkorten van de wachttijden voor de jeugdhulp.

Wat is systemisch ontwerpen?

‘’Als ontwerper ben ik opgeleid om goed passende antwoorden te vinden op uitdagingen, door de gebruiker op te zoeken en te begrijpen, en veel in de praktijk te testen. Bij systemisch ontwerp kijk je niet alleen naar het ontwerp op zichzelf maar ook of het ontwerp goed past in het systeem. Hier gaan we dan vaak ook een stapje verder door te kijken in hoeverre we het systeem ook nog kunnen verbeteren of in beweging kunnen brengen. Voor complexe problemen is deze systeemblik nodig. 

Wachttijden in de jeugdzorg zijn een complex probleem, juist omdat iedereen er weer anders tegenaan kijkt vanuit zijn/haar eigen rol en ook iedereen invloed heeft op het probleem. Een groot gedeelte van mijn werk is mensen verbinden en zorgen dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Het is de kunst om al deze verschillende perspectieven te horen en op te tekenen, en hierin de belangrijkste oorzaken te achterhalen. Vanuit hier kijken we waar kans voor verbetering is, bijvoorbeeld omdat er veel impact mee behaald kan worden of omdat er veel energie op dat onderwerp zit. Bij het ontwikkelen van oplossingen hiervoor, passen we de lerende manier van werken toe die bij ontwerpen hoort.’’

Kan je een voorbeeld geven van wat er tot nu toe is bereikt in de aanpak wachttijden? 

‘’We lopen nu één jaar in Haarlemmermeer, een jaar geleden hadden we een sessie waar veel onrust was omdat er geen duidelijkheid was over het plan. Onze aanpak is heel open, van tevoren kunnen we niet zeggen waar we verandering gaan aanbrengen en waar we dingen gaan aanpakken. Het is juist onderdeel van het proces dat we gaan uitzoeken wat nodig is. Hiermee is het proces redelijk onvoorspelbaar, omdat we eerst ergens dieper willen induiken om daarna pas met een antwoord of oplossing te komen. Nu een jaar verder zien we meer openheid en vertrouwen in deze onzekerheid en mindere mate van concreetheid om kunnen gaan. Dit vind ik al een mooi resultaat. 

Verder hebben we bereikt dat we in juni 2023 begonnen met 7 aangesloten thema’s waarbij iedereen hun voorkeur kon geven welke zij het meest dringend vinden. In november deden we een voorstel van 3 thema’s die uit het onderzoek kwamen als kansrijk. Na sessies met relevante partners per thema is het nu duidelijk welke projecten we gaan starten en wat we willen bereiken. Het wordt op deze manier veel concreter en kunnen we aan de slag.’’

Wat zijn de leidende principes van een systeemaanpak? 

‘’Er zijn in totaal 7 leidende principes:

1.Innoveren met de gebruikers centraal.  In het jeugdveld bedoelen we dan de jeugdigen, het gezin en de professional die dichtbij de jeugdige staat. 

2. Verbreden en versmallen. Mensen zijn geneigd meteen te benoemen wat het probleem is en willen snel een oplossing. Met verbreden en versmallen bedoelen we dat we eerst veel breder gaan kijken. We staan ervoor open om te kijken of dit wel het echte probleem is. Daarna gaan we versmallen en kijken we met welk probleem we aan de slag gaan. Vervolgens gaan we weer verbreden door alle opties in kaart te brengen. Om vanuit daar weer te versmallen met welke optie het meeste passend is. 

3. Experimenteren en testen. Centraal staat dat je in de praktijk blijft leren of iets werkt of niet. 

4. Van kleiner naar steeds grotere stappen. Dit hangt samen met stap 3. We beginnen klein met testen en rollen het daarna pas verder uit naar een grotere groep. 

5. Bewegen is belangrijker dan bewijzen. Soms kan iets erg vertragen omdat we op zoek gaan naar bewijs. Dit bewijs is er vaak niet, hierdoor kan de verandering stil komen te liggen. In onze aanpak experimenteren we om beweging in het systeem te krijgen, niet om te bewijzen.

6. Lange termijn visie met korte termijn doelen. Jeugdzorg is zo een complex systeem, je wilt een beeld hebben waar je naartoe wilt veranderen. Tegelijkertijd kun je niet het hele pad naar dat beeld uitplannen, daarvoor is het systeem te complex. Daarom wil je vanuit je lange termijnvisie terug redeneren naar een korte termijn doel. Van het werken naar dat doel, leer je ook weer meer over hoe je lange termijn visie kunt bereiken.

7. Samenwerking. Samen met alle partners uit de regio die binnen het systeem werken wil je de aanpak doen i.p.v. ieder voor zich. We zijn namelijk allemaal probleemeigenaren. Als we het in isolatie aanpakken, zie je dat het probleem verschuift, maar niet opgelost wordt.’’

Wat maakt dat deze systeemaanpak helpt bij het verkorten van de wachttijden voor de jeugdhulp? 

‘’Wachttijden is een symptoom van een systeem wat niet optimaal functioneert. Mensen weten elkaar bijvoorbeeld niet goed genoeg te vinden of kinderen worden op meerdere wachtlijsten gezet. Er is veel onderliggend waardoor er wachttijden zijn. 

Wat we hebben gezien in het verleden is dat wanneer je wachttijden direct bij de hoorns pakt, bijvoorbeeld door veel meer mensen in te zetten, je het probleem niet oplost. Vergelijk het met fileprobleem. Met meer asfalt los je het fileprobleem niet op. Je zou moeten investeren in het openbaar vervoer of deelfietsen. Bij de aanpak wachttijden proberen we ook te investeren in de diepere laag. Bij iedere projectopzet kijken we wat het effect is op de wachttijden.’’