Deelnemers aan het lezerscafe in gesprek

‘Voor begrijpelijke brieven is lange adem nodig’

11 juni 2024
Meer voor Elkaar, Nieuws

De naam ‘Direct Duidelijk Deal’ is niet echt taalniveau B1 (eenvoudige taal). Daar was maandagmiddag iedereen het over eens: wethouder Charlotte van der Meij, een aantal clustermanagers, medewerkers en vooral ook de inwoners die erbij waren toen deze overeenkomst werd ondertekend.

Met de Direct Duidelijk Deal verklaart de gemeente Haarlemmermeer dat ze het belangrijk vindt om duidelijk te communiceren, zowel in de organisatie zelf als daarbuiten. Ook belooft ze precies af te spreken wat ze gaat verbeteren op dit gebied en hoe ze de resultaten beoordeelt. En medewerkers kunnen op hulp rekenen om direct duidelijk te communiceren.

Beter bekken

“Had in plaats van ‘deal’ afspraak’ gebruikt”, zei een deelnemer. Dat het toch deal is geworden, luidde de verklaring, is omdat deal beter bekt. In de speeches van de sprekers kwamen ook veel termen, zegswijzen en woorden voor die verre van B1 en dus niet duidelijk zijn. Wat te denken van commitment, feedback, user experience, community en organisaties die de Direct Duidelijk Deal moeten ‘omarmen’?

Goed op weg

Het is zeker niet zo dat Haarlemmermeer met de Direct Duidelijk Deal een beginnetje maakt met duidelijk communiceren. De gemeente werkt al enige tijd intensief aan het begrijpelijker maken van brieven. Er lopen taalcoaches rond in het gemeentekantoor. En de gemeente heeft een schrijfwijzer ontwikkeld die andere gemeenten ook gebruiken. Haarlemmermeer is goed op weg, maar is er nog lang niet, was tijdens de bijeenkomst de conclusie.

Niet voor de show

De Direct Duidelijk Deal helpt wel degelijk en is niet alleen maar voor de show, is de overtuiging. Doordat er nu handtekeningen zijn gezet, verbindt de gehele organisatie zich eraan. Dat werd bedoeld met omarmen. Er kunnen nu ook managers op worden aangesproken. Begrijpelijk communiceren en begrijpelijke brieven schrijven is nu niet meer langer het werk van ambtenaren die zich er tot nu toe voor hebben ingezet. Het is een opdracht voor ons allemaal, zei wethouder Charlotte van der Meij.

Tijdens het lezerscafé gingen inwoners van Haarlemmermeer in gesprek met medewerkers over een aantal gemeentelijke brieven.

Lezerscafé

Na het officiële gedeelte met speeches en krabbels zetten, was de beurt aan eigenlijk het belangrijkste onderdeel van het programma rondom de Direct Duidelijk Deal, namelijk het lezerscafé. Hier gingen medewerkers in gesprek met inwoners over bestaande en verzonden brieven van de gemeente.

Daarbij kwam onder meer het fenomeen van de aangetekende brief ter sprake. Een mevrouw die zelf bij een bank heeft gewerkt, weet maar al te goed wat een hevige uitwerking een aangetekende brief kan hebben. ‘Wat heb ik misdaan?’ is de vraag die als eerst bij hem of haar opkomt. De schrik kan zo groot zijn dat de inhoud van de brief de lezer helemaal ontgaat. De bewuste brief ging overigens over het legen van containers rondom de jaarwisseling. En zo kwamen er nog veel bruikbare inzichten en tips vanuit inwoners over de brieven van de gemeente. 

Lange adem

Wethouder Charlotte van de Meij had het al gezegd in haar speech: “Met het ondertekenen van de Direct Duidelijk Deal en alles wat we tot nu toe al hebben gedaan om betere en duidelijkere brieven te schrijven – en dat is heel veel - zijn we er nog niet. Een lange adem is nodig. Bedenk dat het de aanhouder is, die wint.”