Evenementenvergunning

• Zonder vergunning mag u het evenement niet organiseren.
• De aanvrager van de evenementenvergunning is verantwoordelijk voor het evenement en is aansprakelijk voor eventuele schade.
• Zorg ervoor dat ook mindervaliden mee kunnen doen aan het evenement. In het Wenkenblad toegankelijkheid evenementen (pdf) vindt u tips om een evenement ook voor hen toegankelijk te maken.
• Hou rekening met de eisen waaraan de constructies van podium, stellage en dergelijke moeten voldoen. De eisen vindt u op de pagina Richtlijn constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning.
• Houd ook rekening met de eisen die de brandweer stelt bij het indienen van een aanvraag. Sinds 1 januari 2018 gelden er nieuwe eisen. Die vindt u in het Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Bekijk ook de vragen en antwoorden over het Besluit Brandveilig gebruik van de Rijksoverheid.
• ​Informatie over gezondheidrisico's vindt u op de website van GGD Kennemerland.
• Om een goed beeld te krijgen van uw evenement, kunt u een voorbeeld van een evenementenplan (pdf) naast uw aanvraag houden. Of gebruik dit voorbeeld om zelf zo'n plan te schrijven.

Vraagt u een evenementenvergunning aan? Dan heeft u de volgende documenten nodig:

• Evenementenplan.
• Omgevingstekening (situatieschets).
• Plattegrond van het evenement.^*

1. met de plaats van de geluidsboxen en de richting van het geluid.
2. met een plattegrond met de route, als u tijdens het evenement een route loopt.
3. met de verkooppunten en tappunten, als die er zijn.

^*Kijk voor alle eisen aan de plattegrond in het 'Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'. Dit besluit vindt u onder 'voorwaarden'.
 

• Plattegrondtekening van het bouwsel.
• Constructiegegevens en bouwboeken.
• Certificaten van kermisattracties, als die er zijn.
• Keuringsbewijs van gelegenheden waarin wordt gebakken of gebraden, als die er zijn.
• Kopie polis WA-verzekering.

Ook heeft u tijdens de aanvraag de contactgegevens nodig van:

• De contactpersoon tijdens het evenement.
• Het bedrijf dat de bouwwerken levert.
• Het beveiligingsbedrijf.
• Het bedrijf dat de eerste hulp verleent.
• Het bedrijf dat de verkeersregeling verzorgt.

Dit doet u via het online aanvraagformulier.

De gemeente geeft uw evenement na uw aanvraag een risicoklasse. Dit wordt aangegeven met de letters  A, B of C. De gemeente doet dit aan de hand van een risicoscan. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar het soort evenement, het aantal bezoekers en de locatie. De kosten zijn als volgt:

• A-evenement (weinig risico): € 100,00
• B-evenement (enigszins risicovol): € 1000,00
• C-evenement (risicovol): € 10.000,00

U krijgt binnen 2 weken na het versturen van uw aanvraag bericht van de gemeente. U hoort dan ook in welke risicoklasse uw evenement valt. Wilt u vooraf weten in welke categorie uw evenement valt? Neem dan contact op met team vergunningen via ov.evenementen@haarlemmermeer.nl. 

Een aanvraag kost altijd geld. Ook als de gemeente uw aanvraag niet in behandeling kan nemen (buiten behandeling stelt). U betaalt dan € 111,20 voor de aanvraag. Als u wel een vergunning krijgt betaalt u alleen de kosten (leges) die horen bij de A, B of C- klasse.

De gebruikelijke behandeltermijn voor een evenementenvergunning is 8 tot 12 weken. De gemeente probeert de aanvraag eerder af te handelen als dit mogelijk is.

• Is het een evenement met muziek? Dan heeft u misschien ook een geluidsontheffing nodig. Dit beoordeelt en regelt de gemeente.
• Plaatst u een of meerdere bouwwerken op de evenementenlocatie? Dan moet u hiervan apart melding doen bij het Kadaster. Een bouwwerk is bijvoorbeeld een podium of een grote tent. 
• Schenkt u (zwak) alcoholische dranken? Vraag dan een ontheffing Alcoholwet aan.
• Steekt u vuurwerk af? Vraag dan een vergunning aan bij de Provincie Noord-Holland.