Evenementenvergunning

• Zonder vergunning mag u het evenement niet organiseren.
• De aanvrager van de evenementenvergunning is verantwoordelijk voor het evenement en is aansprakelijk voor eventuele schade.
• Zorg ervoor dat ook mindervaliden mee kunnen doen aan het evenement. In het Wenkenblad toegankelijkheid evenementen (pdf) vindt u tips om een evenement ook voor hen toegankelijk te maken.
• Hou rekening met de eisen waaraan de constructies van podium, stellage en dergelijke moeten voldoen. De eisen vindt u in het document constructieve gegevens evenementen (pdf).
• Houd ook rekening met de eisen die de brandweer stelt bij het indienen van een aanvraag. Sinds 1 januari 2018 gelden er nieuwe eisen. Die vindt u in het Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (pdf).
• ​Informatie over gezondheidrisico's vindt u op de website van GGD Kennemerland.
• Om een goed beeld te krijgen van uw evenement, kunt u een voorbeeld van een evenementenplan (pdf) naast uw aanvraag houden. Of gebruik dit voorbeeld om zelf zo'n plan te schrijven.

Extra voorwaarden in verband met het coronavirus

• De aanvrager van de vergunning moet in een speciaal plan kunnen aantonen welke maatregelen er worden getroffen om het risico tot besmetting van aanwezigen zoveel mogelijk te beperken.

Voeg bij uw vergunningsaanvraag een COVID-19 plan toe. De gemeente neemt uw aanvraag pas in behandeling als dit COVID-19 plan is beoordeeld. Een format voor het COVID-19 plan vraagt u aan door een e-mail te sturen naar ov.evenementen@haarlemmermeer.nl.

Meer informatie over deze extra stap in het proces leest u onder de kop ‘Waar let de gemeente op bij het verlenen van een evenementenvergunning tijdens de coronacrisis?’

In het reguliere evenementenproces is een extra stap opgenomen in verband met het coronavirus. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de volgende punten:

• Is er een risicovolle doelgroep aanwezig? Het RIVM gaat bij een risicovolle doelgroep uit van mensen van 70 jaar of ouder en volwassenen met onderliggende ziekten. Ook een doelgroep waarbij er kans is dat zij de basisregels niet (voldoende) volgen wordt als een risicovolle doelgroep gezien.
• Bij meer dan 250 bezoekers: zijn bezoekers (achteraf) te herleiden? 
• Hoe komen de bezoekers naar het evenement? is dat met eigen vervoer of met het openbaar vervoer? 
• Vindt het evenement binnen of buiten plaats?
• Is er tijdens het evenement sprake van fysieke inspanningen of bijvoorbeeld zingen?
• Is er genoeg bewustzijn van de verantwoordelijkheid voor veiligheid en gezondheid?
• Is er sprake van alcohol- en/of drugsgebruik? Alcohol- of drugsgebruik kan zorgen voor verlies aan remmingen. 
• Is het een vrij toegankelijk evenement waarbij misschien sprake zal zijn van een (massale) toeloop van bezoekers?  
• Is het evenement met overnachting? Het gaat hierbij vooral om de hygiëneaspecten en het feit dat als er iemand besmet is, de kans op overdracht een stuk groter is als een evenement meerdere dagen duurt. 
• Kan het zijn dat het toestaan van het evenement voor onrust zorgt? Bijvoorbeeld bij omwonenden. 

Vraagt u een evenementenvergunning aan? Dan heeft u de volgende documenten nodig:

• Evenementenplan.
• Omgevingstekening (situatieschets).
• Plattegrond van het evenement.^*

1. met de plaats van de geluidsboxen en de richting van het geluid.
2. met een plattegrond met de route, als u tijdens het evenement een route loopt.
3. met de verkooppunten en tappunten, als die er zijn.

^*Kijk voor alle eisen aan de plattegrond in het 'Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen'. Dit besluit vindt u onder 'voorwaarden'.
 

• Plattegrondtekening van het bouwsel.
• Constructiegegevens en bouwboeken.
• Certificaten van kermisattracties, als die er zijn.
• Keuringsbewijs van gelegenheden waarin wordt gebakken of gebraden, als die er zijn.
• Kopie polis WA-verzekering.

Ook heeft u tijdens de aanvraag de contactgegevens nodig van:

• De contactpersoon tijdens het evenement.
• Het bedrijf dat de bouwwerken levert.
• Het beveiligingsbedrijf.
• Het bedrijf dat de eerste hulp verleent.
• Het bedrijf dat de verkeersregeling verzorgt.

Extra documenten in verband met het coronavirus

• Een COVID-19 plan. Hierin moet beschreven staan welke maatregelen worden getroffen om het risico tot een aanvaardbaar niveau te brengen. Hoe dit plan eruit moet zien hangt af van het soort evenement. Het kan een compleet draaiboek zijn, een paragraaf of het kan worden opgenomen in het veiligheidsplan.

Aandachtspunten voor het COVID-19 plan

Onderstaande vragen kunnen u helpen om na te denken over de maatregelen om de risico's tegen te gaan:

• Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers en organisatoren altijd 1,5 meter afstand kunnen houden?  
• Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers en organisatoren elkaar niet kruisen en de afstand bewaard kan blijven? 
• Hoe wordt er gezorgd voor de stromen van personen met betrekking tot gebruik sanitaire voorzieningen? 
• Welke hygiëne maatregelen worden er getroffen voor het tegen gaan van verspreiding van het virus? 
• Als er zitplaatsen zijn, hoe wordt er gezorgd dat bezoekers daar op een goede manier komen en blijven? 

Pas nadat uw COVID-19 plan is beoordeeld, kunt u de aanvraag definitief doen met alle documenten. Dit doet u via het online aanvraagformulier.

• Een vergunning voor het maken van eendaagse filmopnamen kost € 142,90.
• ​Wanneer de gemeente de aanvraag buiten behandeling stelt, dan betaalt u € 109,60.
• De kosten hangen af van de grootte van het evenement. Bij het indienen van de aanvraag is het belangrijk of het gaat om een klein, middelgroot of groot evenement. De voorwaarden hiervoor staan in onderstaande tabel.

Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, is het kenmerk dat in de hoogste categorie valt het belangrijkst. Een aanvraag kan per kenmerk in een andere categorie vallen. Zo kan een aanvraag bijvoorbeeld voldoen aan alle kenmerken van een klein evenement, behalve voor het aantal personen dat tegelijkertijd aanwezig is. Als dit er meer zijn dan 500, is het geen klein evenement. Door dit kenmerk valt de aanvraag dan in een hogere categorie.

Voor alle kosten bekijkt u de tarieventabel van leges in Haarlemmermeer 2021 (pdf).

De gebruikelijke behandeltermijn voor een evenementenvergunning is 8 tot 12 weken. De gemeente probeert de aanvraag eerder af te handelen als dit mogelijk is.

• Is het een evenement met muziek? Dan heeft u misschien ook een geluidsontheffing nodig. Dit beoordeelt en regelt de gemeente.
• Plaatst u een of meerdere bouwwerken op de evenementenlocatie? Dan moet u hiervan apart melding doen bij het Kadaster. Een bouwwerk is bijvoorbeeld een podium of een grote tent. 
• Schenkt u (zwak) alcoholische dranken? Vraag dan een ontheffing Drank- en Horecawet aan.
• Steekt u vuurwerk af? Vraag dan een vergunning aan bij de Provincie Noord-Holland.