Van een multomap naar een professioneel vastgoedbeheersysteem

Deel deze pagina
Er zit een hele wereld tussen de constatering dat er nog een weg is te gaan en dat er niets is gebeurd. Het verschil had ik graag duidelijk gemaakt tijdens het debat onlangs in de gemeenteraad over de jaarstukken.

Maar vanwege coronamaatregelen mocht er maar één portefeuillehouder in de raadzaal aanwezig zijn toen het gemeentelijke vastgoed, waarvoor ik bestuurlijk verantwoordelijk ben, aan de orde werd gesteld.  Ik kón simpelweg niet zelf aan het woord komen. 

Er werden van verschillende kanten best harde noten gekraakt over dat vastgoed. Begrijpelijk en voor een deel terecht. Maar voor een deel ook niet. Vooral het beeld ‘dat er al zestien jaar niets gebeurt’, is niet het juiste.

Dat de gemeenteraad betere resultaten wil zien, is nogal wiedes. Dat wil ik ook!

Van een afstandje is het bijvoorbeeld moeilijk te begrijpen dat er niet al veel eerder een lijst klaarlag waarop is te zien welk gemeentelijk vastgoed kan worden verkocht.

Zeker in tijden van bezuinigingen, waarin je als volksvertegenwoordiger niet alleen op zoek bent naar potentiële bezuinigingsposten maar ook naar manieren om geld te verdienen, is dat bepaald geen overbodige luxe.

Maar de ambtenaren en de wethouders, onder wie ik dus, die zich de afgelopen jaren met vastgoed hebben beziggehouden, ‘spelen niets klaar’. Daar kwam de kritiek toch min of meer op neer. Kritiek die ook de kranten haalde, waardoor het wel heel erg negatieve beeld is verspreid en versterkt. 

Daarom dit blog, het is de hoogste tijd voor wat nuanceringen en achtergrondinformatie.

Eerst even over die zestien jaar. Kennelijk was het voor die tijd al flink mis met het vastgoed, is dat toen al geconstateerd en is toen ook aangedrongen op verbeteracties. Waarvan, als je de criticasters mag geloven, zestien jaar later nog niets is terechtgekomen.

Wanneer het verhaal begint, weet ik niet precies maar ik weet wel dat we van heel ver komen. De vastgoedadministratie was bepaald niet goed georganiseerd. Ook niet gecentraliseerd. Verspreid door de organisatie hielden verschillende afdelingen zich bezig met hun eigen vastgoed. Vastgoed bijvoorbeeld dat voor culturele doeleinden werd gebruikt, ressorteerde onder die bewuste afdeling én onder de bijbehorende bestuurder. En zo verder. Onderwijs, sport, maatschappelijke activiteiten, noem maar op. Een multomapje hier, een kaartenbakje daar en weer ergens anders een dichtslibbende bureaulade met informatie over vastgoed. Ik wil maar zeggen: vastgoedadministratie was op niet één van de afdelingen een kerntaak. Laat staan krachtig geprioriteerd. Laat staan geprofessionaliseerd met vastgoedkennis.

Ik kan de gemeenteraad en de inwoners melden dat die situatie echt niet meer aan de orde is. Er is namelijk door mijn voorgangers en mijzelf wel het nodige gebeurd en verbeterd. Maar ik geef ruiterlijk toe: het is nog niet genoeg, we hebben nog een weg te gaan.

Als we het over ons vastgoed hebben, praten we over 685 gebouwen en gronden die de gemeente in eigendom heeft, onderverdeeld in een kernportefeuille en een niet-kernportefeuille. In de kernportefeuille zit het vastgoed dat wordt ingezet om het beleid uit te voeren. Denk aan de huisvesting van de ambtelijke organisatie, schoolgebouwen en aan gebouwen voor sport, cultuur, welzijn en recreatie. In de niet-kernportefeuille zit het overige gemeentelijke vastgoed zoals strategische gronden, zakelijke rechten, commercieel vastgoed, woningen en overige gronden. 

Als je goed tot je laat doordringen welke data van al dat vastgoed moeten worden verzameld en bijgehouden, gaat het je al snel duizelen. En het worden er ook steeds meer. Welk energielabel is van toepassing, zijn er huurders, hoe zit het met hun rechten, hoe is het met het onderhoud en met de toegankelijkheid gesteld, welke overeenkomsten zijn er afgesloten en met wie, wat zijn de specifieke eigenschappen enz. enz. We zijn nu zo ver dat het beheer van het vastgoed is gecentraliseerd en dat alle benodigde data in één vastgoedinformatiesysteem zijn geregistreerd. Qua professionalisering is ook voortgang geboekt. Er was veel verloop en ook uitval bij de vastgoedambtenaren. Er zitten nu mensen met heel veel verstand van en passie voor vastgoed in het bewuste team.

Verder zijn er zogenoemde meerjarenonderhoudsplannen gemaakt. Die waren er niet. Twee keer per jaar wordt aan de raad gerapporteerd hoe het ervoor staat met het vastgoed, namelijk in de jaarrekening en in de begroting.

Ik heb echter ook ondervonden dat vastgoed complexe, weerbarstige materie is. Ondanks de vorderingen zijn er nog altijd dingen die langzaam gaan of misschien moet ik wel zeggen: te langzaam.
Zo hebben we de gemeenteraad een tijd terug een lijst aangeboden met vastgoed dat voor verkoop in aanmerking komt. Er zijn op basis hiervan keuzes gemaakt. Maar het is niet zo dat je de definitieve verkooplijst op het bureau van de makelaar kunt leggen om de zilvervloot binnen te laten varen.

Zo krijgen zittende huurders als eersten de mogelijkheid aangeboden om een pand te kopen. Willen huurders niet tot aankoop overgaan, dan is het beleid te wachten met verkoop totdat zij vertrekken. Dat heeft te maken met de verkoopopbrengst. Die is lager met zittende huurders. Onze strategie is er weliswaar niet op gericht om zo veel mogelijk vastgoed in eigendom te hebben maar ook niet om er zo snel als mogelijk vanaf te komen, ongeacht de verkoopprijs. Dus zelfs met een lijst en na besluitvorming, kan het gebeuren dat je toch meer geduld moet hebben voordat van verkoop sprake is.  

Ik had dit graag verteld in de raadsvergadering maar daar kreeg ik de ruimte en de tijd niet voor. Was ik er wel geweest en had de voorzitter me gevraagd kort te reageren dan zou ik hebben gezegd: “Vastgoed was op de diverse afdelingen versnipperd georganiseerd door ambtenaren zonder specifieke vastgoedkennis. Nu is er één centrale afdeling met medewerkers mét die kennis. Zij hebben het bezit van de gemeente volledig en juist in het vastgoedbeheersysteem staan, voorzien van de belangrijkste data.  Er zijn al veel stappen gezet, er zullen er nog vele volgen om van operationeel vastgoedbeheer te groeien naar strategische portefeuillesturing. Dank u voorzitter.”

En u hier ook voor úw aandacht.

Wethouder Marjolein Steffens

Wethouder Marjolein Steffens – van de Water (Fysieke leefomgeving, Jeugd & Onderwijs, Vastgoed en Doelgroepenbeleid)                     

 

Gepubliceerd op: 
28 jun 2021