Financiën en controle

De gemeente Haarlemmermeer heeft jaarlijks een begroting van bijna 400 miljoen. Dat is veel geld en het is erg belangrijk dat de besteding van dit geld goed verloopt. Het bestuur van de gemeente, het college van B en W en de gemeenteraad, hebben daarom afspraken met elkaar gemaakt over de besteding en de verantwoording van dit geld.
De gemeenteraad is uiteindelijk verantwoordelijk en wil daarom regelmatig goed inzicht krijgen in de plannen van het college, wat zij denken te gaan doen om deze plannen uit te voeren en hoeveel geld zij daarvoor nodig hebben. Om de raad goed te informeren, maakt het college van B en W vier grote documenten per jaar.
Deze documenten vormen samen de Planning en Control Cyclus.
 
  • De programmabegroting (november).
  • De voorjaarsrapportage (juni).
  • De najaarsrapportage (november).
  • De jaarstukken (maart).

Naast de afspraken die het college en de raad met elkaar hebben gemaakt, houdt het college ook rekening met het ‘Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten’. Dit is regelgeving vanuit het Rijk voor het opstellen van de financiële documenten.

Programmabegroting

Ieder jaar biedt het college van B en W de programmabegroting aan de raad aan. Deze wordt meestal in november door de raad besproken tijdens de begrotingsraad.
 

Wat is een programmabegroting?

In de programmabegroting staat per programma omschreven welke doelen het college wil bereiken, wat de maatschappelijke effecten zijn, welke producten en diensten de gemeente levert. Ook hoeveel middelen hiervoor beschikbaar zijn. Met andere woorden: wat willen we? Hoe gaan we dat doen en wat gaat het kosten?
En met 'per programma' wordt bedoeld dat de doelen zijn uitgesplitst per onderwerp, bijvoorbeeld, ‘Veiligheid’, ‘Jeugd en Onderwijs’ of ‘Cultuur, Sport en Recreatie’.
 

Hoe wordt de programmabegroting opgebouwd?

De programmabegroting wordt opgesteld op basis van een aantal uitgangspunten:
 
  • De doelen vanuit het collegeprogramma.
  • De gegevens van de programmabegroting van het jaar ervoor.
  • De actualisaties vanuit de voorjaarsrapportage van een half jaar eerder.
  • Onvermijdbare ontwikkelingen en al genomen besluiten.

Voorjaarsrapportage

Ieder jaar maakt het college van B en W een voorjaarsrapportage. Deze voorjaarsrapportage wordt meestal in juni door de raad besproken tijdens een speciaal hiervoor gereserveerde raadsvergadering.
 

Wat is een voorjaarsrapportage?

De voorjaarsrapportage is een rapportage waarin een nieuwe tussenstand wordt besproken ten opzichte van de programmabegroting. Ook de wijzigingen vanuit de jaarstukken van een jaar eerder zijn in de voorjaarsrapportage verwerkt. Daarnaast is een voorjaarsrapportage ook een soort vooruitblik richting de volgende programmabegroting. Een groot aantal ontwikkelingen zijn vaak al in kaart en daarom is de bespreking van de voorjaarsrapportage hét moment om beleidswijzigingen door te voeren.
 

Hoe wordt de voorjaarsrapportage opgebouwd?

De voorjaarsrapportage wordt opgesteld op basis van de volgende uitgangspunten:
 
  • Nieuw beleid.
  • Wijzigingen in het beleid (bijsturen).
  • Onvermijdbare ontwikkelingen.
  • Budgettaire wijzigingen vanuit de najaarsrapportage en de jaarrekening van een jaar eerder.

Najaarsrapportage

Wat is een najaarsrapportage?

De najaarsrapportage is een actuele stand van zaken van de uitvoering van de programmabegroting. Deze overzichtelijke tussenstand geeft de raad een goede mogelijkheid om inzicht te verkrijgen en hierop te sturen. Zodat bij de behandeling van de jaarstukken geen grote verrassingen ontstaan waar de raad geen kennis van heeft genomen.
 

Hoe wordt de najaarsrapportage opgebouwd?

Voor de najaarsrapportage wordt gekeken naar de budgettaire afwijkingen ten opzichte van de programmabegroting van dat jaar en de daarop volgende voorjaarsrapportage van datzelfde jaar.
In de najaarsrapportage is speciale aandacht voor:
 
  • Alle budgettaire afwijkingen per programma.
  • Investeringen.
  • Ontwikkelingen en risico’s.

Jaarstukken

Wat zijn de jaarstukken?

De jaarstukken zijn een overzicht van een aantal documenten als verantwoording voor de programmabegroting van dat jaar en de bijbehorende budgettaire kaders. In de jaarstukken is er ook een actuele stand van de balans van de gemeente.
 

Hoe worden de jaarstukken opgebouwd?

De jaarstukken bestaan uit de volgende onderdelen:
 
  • Algemeen (kerngegevens, korte terugblik, leeswijzer).
  • Jaarverslag en jaarrekening per programma.
  • Jaarrekening van dat jaar.
  • Overige gegevens (controleverklaring van de accountant).
In het jaarverslag worden per programma de volgende vragen beantwoord voor de programmabegroting van dat jaar:
 
  1. Wat wilden we bereiken?
  2. Wat zouden we daarvoor doen?
  3. Wat hebben we bereikt en wat hebben we daarvoor gedaan?
  4. Wat heeft het gekost?

Controle door accountant

De accountant controleert de jaarrekening van de gemeente. Het werk van de accountant valt sinds 2002 (bij de invoering van de Wet dualisering van het gemeentebestuur) onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, als onderdeel van de controlerende taak.
 
De gemeenteraad van Haarlemmermeer heeft een externe accountant aangesteld. Een commissie van raadsleden, de auditcommissie, adviseert de raad over de controle-opdracht voor de accountant, verzorgt de aansturing van de accountant en voert overleg met de wethouder van Financiën.